On le découpe en morceaux !
Lorsqu’une ou plusieurs choses que vous avez à faire vous paraissent énormes et insurmontables, que vous vous sentez totalement débordé(e) et dépassé(e), que vous ne savez plus car quel bout le prendre …
La méthode est toujours la même, et vaut pour tout objectif : il faut le découper en taches, puis en sous taches, et parfois en sous- sous taches.
-Listez en vrac tout ce que vous avez à faire.
-Puis trier dans un tableau ( ci-joint modèle à la fin du post), les tâches et les sous tâches, en fonction de leur priorité et de leur chronologie les unes par rapport aux autres, en effet, parfois une sous-tache dépend de la réalisation d’une autre.
Dans une première colonne , vous noterez les taches, et dans une deuxième les sous-taches.
Vérifiez si vous pouvez déléguer certaines taches, et faîtes le, tout en sachant que vous ne maitrisez plus la date de réalisation.
Vérifiez si toutes les taches sont absolument nécessaires. En effet, on a parfois tendance à se rajouter, tout seul comme un grand, des contraintes inutiles en se perdant dans les détails notamment si on est un « sois parfait », ou par la complication de la tache pour la rendre plus difficile par un « fais des efforts ».
Déjà, vous devez y voir plus clair, votre mammouth, devient un peu plus petit, ou du moins il est devant vous en petit morceaux bien plus digestes.
- Notez dans une troisième colonne en face de chaque sous-tache, le temps estimé pour leur réalisation.
Méfiez vous de la Loi de Murphy « Chaque tache prend plus de temps qu’on ne le croit ».
Par ailleurs, il faut également gérer les imprévus, qui sont de l’ordre de 20 % dans une journée ordinaire. Donc rajoutez au moins 30 % du temps de prévu à chaque tache.
- Prévoyez une quatrième colonne pour noter le temps réel.
- Enfin prévoyez dans une cinquième colonne pour l’échéance que vous vous fixerez pour le faire, colonne que vous compléterez à la fin.
Si vous avez une échéance finale, notez-la en bas de cette cinquième colonne.
Regardez le temps qu’il vous reste, et découpez aussi ce temps en morceaux.
Ainsi s’il vous reste un mois, en réalité vous avez 4 semaines mais aussi 30 ou 31 jours. (Bien évidement si vous êtes en février c’est pas de chance !!! mais le principe est le même !)
Si vous êtes dans le cadre professionnel, ne comptez pas les week-end et les jours fériés, adaptez également les taches d’ordre privé, en fonction de vos autres contraintes d’agendas.
La dernière semaine, il vaut mieux ne rien noter, car il y a toujours des imprévus, ou des sous-taches qui prennent plus de temps que ce que l’on a estimé.
C’est donc une semaine tampon, qui au pire vous permettra au pire de résorber les retards sereinement, au mieux, si vous avez tout fini, de vous accorder une semaine pour vous, vous l’avez bien mérité !!!
Ensuite, procédez par petit pas.
Même si avec avez très très faim, vous n’allez pas avaler tous les morceaux en une seule fois !
Compléter ensuite la liste des sous taches à faire par semaine, ou par jour, notez ces échéances face aux taches dans votre 5eme colonne. ( par exemple : Entre le 1er et le 5 du mois de …)
- Mettez vous des jalons, ainsi lorsque vous arrivez à tel niveau sur votre tableau, ou à la réalisation de telle tache, vous aurez passé un jalon.
Alors félicitez vous, et pour cela donnez vous une carotte à chaque jalon, prévoyez de faire quelque chose que vous aimez pour vous récompensez, après tout vous le valez bien !!
- A chaque jalon, ou à tout moment que vous jugerez utile, pensez à évaluer ce qui a été fait jusqu’à présent, et au besoin apportez des correctifs à votre tableau, soit en terme de taches soit en termes de délais.
Dans tous les cas, complétez votre tableau en tenant compte de votre agenda, de manière à être le plus réaliste possible.
- Reportez taches, sous taches, et jalons, dans votre agenda.
Pour ne pas procrastiner, ne reportez pas un tâche plus d’une fois! En outre, si vous avez quelque chose à faire qui prend moins de 5 minutes, faîtes le tout de suite.
- Et chose importante, n’ayez qu’un seul agenda, sur lequel vous noterez les événements de votre vie professionnelle, mais aussi de votre vie privée.
Cela vous simplifiera les choses mais surtout cela évitera, de noter une réunion avec votre boss un quart d’heure avant votre rendez-vous chez le dentiste, et de devoir ensuite annuler l’un ou l’autre, sachant que 9 fois sur 10 vous allez privilégier l’annulation du dentiste, le 10eme étant l hypothèse d’une rage de dent.
Dans votre agenda, chaque événement ou tache, doit être encadré, en tenant compte du temps de trajet avant et après.
Les cadres ne doivent pas se chevaucher, sinon ça coince !!! L’idéal est de prévoir un temps entre chaque cadre (1/4 d’heure ou 30 minutes ou plus …), au moins ça vous permettra de souffler entre les deux et de diminuer le stress !
Vous pouvez mettre des couleurs, par sphère, (familiale, professionnelle, personnelle….)
Si vous avez un agenda électronique, c’est encore plus facile, et il est également possible et très pratique de synchroniser plusieurs agendas.
Il peut être utile de créer un agenda familial que vous pouvez partager avec votre conjoint et vos enfants, chacun pouvant intégrer des événements de son coté.
Cela permettra d’éviter à votre conjoint, d’inviter votre belle-mère, le jour ou vous allez diner chez vos amis, (comme c’est dommage !).
Evidemment, le fait de noter sur l’agenda familial, ne dispense pas d’en informer également son conjoint de manière orale, cela aura le mérite d’éviter quelques disputes, du genre « c’est maintenant que tu le dis ! ».
La circulation de l’information, est l’une des clés pour éviter les conflits et la frustration, que ce soit en couple ou avec les collègues de travail.
Mais ça c’est un autre sujet ….!